Sejam férias, ausências ou folhas de horas, as aprovações fluem através do portal do colaborador, criando uma visão integrada.
Ser capaz de consultar as ausências efectivas ou planeadas da equipa, em tempo real, é uma necessidade base de qualquer chefia.
O módulo de gestão de assiduidade permite suportar os ciclos anuais de marcação e alteração de férias, a justificação de ausências com anexo de comprovativos e o reporte/aprovação de folhas de horas.
Marcação de férias
No inicio do ano é altura de lançar o ciclo anual de marcação de férias, calculando os contingentes associados a cada colaborador e informando toda a organização das datas limite que deverão ser asseguradas.
Os colaboradores podem iniciar um processo de marcação ou alteração de férias a partir do portal, preenchendo os dias que pretendem gozar.
As chefias recebem tarefas de aprovação, com a possibilidade de consultar o mapa de férias da equipa e assim tomar decisões mais informadas.
Justificação de ausências
Seja para pedir a aprovação de uma ausência programada, ou a justificação de uma ausência ocorrida, o colaborador pode iniciar um processo a partir do portal.
Basta escolher o tipo de ausência, confirmar as datas, e anexar um documento comprovativo caso a tipologia escolhida assim o obrigue.
Quando é detectada uma ausência injustificada, por exemplo no reporte de horas, é apresentado um cartão no portal a avisar que existem ausências por justificar.
Folhas de horas
Especialmente vocacionada para organizações orientadas a serviços ou projectos, está disponível uma funcionalidade para o reporte de horas.
Todas as semanas o colaborador recebe um aviso para reportar as suas horas, identificando em que projecto/tarefa consumiu o seu tempo.
Depois de submetida a folha de horas, a hierarquia recebe uma tarefa para aprovar as horas do colaborador.
A informação pode ser consultada posteriormente, com visões por colaborador, projecto/cliente ou tipologia.
Mapas de assiduidade
Através do portal e consoante o nível de acessos parametrizado, é possível que o utilizador consulte os mapas de assiduidade das equipas.
Em Backoffice, a equipa de RH pode sempre consultar os mapas de férias ou ausências de todos os colaboradores.
Também pode exportar para Excel essa informação, de forma a submeter os mapas a entidades externas.